- 著者
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新原 俊樹
- 出版者
- 記録管理学会
- 雑誌
- レコード・マネジメント (ISSN:09154787)
- 巻号頁・発行日
- vol.78, pp.38-53, 2020
<p> 「行政文書の管理に関するガイドライン」が改正され、各行政機関は共有フォルダの分類を行政文書ファイル管理簿上の分類に従い再構成するなどの対応が求められた。本研究では、法令の各条文の規定や法令間の主従関係に基づく分類を提案し、実際に行政機関で扱う文書を対象としてその有効性を検証した。</p><p> 法令に所掌業務が詳細に規定されている行政機関①の場合、行政文書ファイル管理簿に登録されていた全文書の7割以上について、法令に基づき分類することができた。また、法令に所掌業務の具体的な規定がない行政機関②の場合も、部内で流通していた電子メールの⚘割以上について、部内ルール(行政規則)に基づき分類することができた。</p><p> 法令という一つの観点に基づく分類により、利用者の間で文書の分類先について判断に齟齬が生じるおそれがなくなり、部内・部外ともに文書の検索性が高まるとともに、文書のより円滑な共有・継承が可能になると期待される。</p>